Kirchengemeinde Lemgo

Die digitale Vernetzung bietet eine große Möglichkeit wieder näher an die Menschen heranzukommen oder das Leben in den Gemeinden und sozialen Institutionen besser zu organisieren, als vorher. Mancherorts finden sich immer noch durch eine dezentrale Bearbeitung von Aufgaben und Projekten, stapelweise Papierberge oder auf digitalen Kanälen aufgeblähte E-Mails, Worddokumente und immer wieder Informationsverlust. Doch dass es auch eine effizientere Form für diese komplexen Prozesse gibt, beweist die Kirchengemeinde St Pauli, Lemgo.

Früher wurden auch dort Worddokumente verfasst, E-Mails verschickt und Telefonate geführt. Auch Tauffeste wurden auf Papier bearbeitet. Damals fehlte aber ein Projektmanagement, in dem die genaue Beschreibung, die einzelnen Aufgaben, Prozesse und Meilensteine effizient bearbeitet werden konnten. Es gab viele Sitzungen mit vielen Ehrenamtlichen. Zusammenarbeit und Informationsaustausch fand außerdem über Telefon oder E-Mail statt und selbst da waren nicht immer alle Informationen für alle ersichtlich oder zu zuordnen. Dies machte den Arbeitsfluss sehr zäh und zeitintensiv.

Das ist jetzt Geschichte. Mittlerweile wurden sämtliche Prozesse in Podio, der führenden cloudbasierten Software-Lösung von Citrix, integriert. Dabei sind die Abläufe in dem Programm so angepasst, wie es gebraucht wird und den Arbeitsfluss nicht behindert.

Bei Pfarrer Helge Seekamp gilt striktes E-Mail- und Wordverbot. In seinem Pfarrbüro wird alles digital auf der Softwareplattform podio mit vielen Werkzeugen bearbeitet, angefangen von den Bestattungsverwaltung bis hin zur Taufanmeldung. Es ist aber auch ein ständiger Entwicklungsprozess, Zusammenarbeit zu lernen, von dem aber am Ende alle in der Gemeinde profitieren.

Podio wird nicht nur in der Verwaltung, sondern auch im Gemeindealltag genutzt. Sehr viele Menschen aus der Gemeinde sind der Plattform “Mein St. Pauli” beigetreten. Auf der Plattform Podio von Citrix kommen alle Menschen aus unterschiedlichsten Altersklassen zusammen, um auf dem virtuellen Marktplatz verschiedenste Dinge anzubieten, zu verschenken oder zu suchen. Es gibt aber auch auf anderen Kanälen die Möglichkeit zu diskutieren, vergangene Predigten zu hören oder eine Veranstaltung zu besuchen. Hier findet ein reger Austausch statt und bietet allen einen sichtbaren Mehrwert, besonders auch für die Generation 20+, die ins Studium gehen und mit der Heimat verbunden bleiben möchten.

Die ev.-reformierte Kirchengemeinde St. Pauli in der Lippischen Landeskirche ist eine geistliche Gemeinschaft von Menschen, die in Lemgo und darüber hinaus miteinander vernetzt leben und arbeiten. Wie jede Gemeinde hat St. Pauli begrenzte Ressourcen und muss sie um so effektiver einsetzen. Dazu gehört, dass Mitarbeitende immer weniger Zeit haben, um sich zu treffen. Hier helfen die neuen Medien und Geräte weiter, zeitversetzt zu kommunizieren.

Das Internetzeitalter als dazu geführt, dass Menschen mit ihren Smartphones oder Tablets sich daran gewöhnt haben, in jedem ungenutzten Augenblick mal schnell mit ihren freundlichen, Kolleginnen, oder auch Familienmitgliedern Informationen auszutauschen.

Dabei nutzt die Gemeinde vom Anbieter Citrix Podio und startete mit einem  Intranet. Das muss man sich vorstellen wir einen Nachbau aller Räume, Gruppen, Kreise und Büros der Kirchengemeinde. Diese Internetkopie lässt sich dann gewissermaßen fernsteuern vom heimischen Computer aus. 

In dieser digitalen St. Pauli-Welt, die wir  Mein St. Pauli nennen (www.Mein.st-pauli-lemgo.de), gibt es alles, was es in der wirklichen Kirchengemeinde auch gibt.

• Menschen
  Jede wirkliche Person hat eine digitale Person (mit einem Bild von sich) angelegt, kann dort Adresse und Vorlieben eintragen und sich so für alle bekannt machen.
• Gruppen
  Jeder Ausschuss, jede Arbeitsgruppe hat seinen oder ihren Bereich, in dem nur die jeweiligen Mitglieder lesen und schreiben können.
• Sitzungen
  Der Kirchenvorstand findet in seinem Bereich alle Sitzungstermine, Sitzungsthemen und Erläuterungen.
• Gottesdienstplanung
  Die Gottesdienstplanung für Kinder-, Jugend- und Erwachsenengottesdienste werden von 150+ Mitarbeitenden besucht.
  – Dort werden auch digitale Liedertexte, Noten und Klangbeispiele (YouTube) oder
  – die Ankündigungen, Ansagen und
  – Teams gesammelt, organisiert und in den jeweiligen Gottesdienst per Link eingefügt.
  So entsteht ein Gottesdienstablaufplan, der mit ca. 10 Akteuren die nötigen Informationen von unterschiedlich Zuständigen gemeinsam erarbeitet. Ja, es gibt noch live-Treffen mit Menschen, aber viele zeitversetzte digital-Treffen in der digitalen Pauli-Gemeinde. Dort finden sich alle wichtigen Informationen genau an dem Ort, wo die digitale Kopie des Gottesdienstesplans vorhanden ist.
• Verwaltung
  Unsere Verwaltungsprozesse haben sich seitdem mehr und mehr in das papierlose Büro verwandelt. Anmeldungen werden im Internet angenommen (z.B. Anmeldung zur Taufe), dann gemeinsam mit Gemeindebüro und Pfarrern weiter bearbeitet. Und wichtig: jeder Vorgang bleibt an einer Stelle.

Zurecht stellt sich die Frage, wie es um die Datensicherheit bestellt ist. Gerade Gemeinden und Organisationen die noch wenig Erfahrung in der onlinebasierten Projektorganisation haben, können dabei recht schnell an Anbieter wie Facebook oder WhatsApp geraten, bei denen die Daten nicht mehr privat sind.

Ab Mai 2018 trat eine neue EU Grundverordnung für den Datenschutz in Kraft, die noch strengere Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten enthält und an die sich alle Unternehmen halten müssen.

Die Sicherheit der Daten auf der Plattform wird von einem großen Anbieter namens Citrix gewährleistet, der alle Sicherheitsrichtlinien erfüllt, so dass keiner Angst um seine Daten haben muss.

Der Nutzen für kleine und große Organisationen ist erheblich:

• kein Suchen von Dokumenten und E-Mails – jedes Dokument hat seinen digitalen Platz
• automatisierte und effiziente Prozesse – eingehende E-Mails lösen z. B. zum jeweiligen Thema ein Projekt aus
• transparente und nachverfolgbare Projektorganisation – Kommentare und Bearbeitungsschritte zum jeweiligen Projekt sind sofort ersichtlich
• Orts und Zeit unabhängig – alles wird digital auch per Smartphone übermittelt, keine Fahrten zu Behörden, Gemeindebüros mehr nötig.
• kostenlos – die Basisversion (digitales Intranet) ist kostenlos zum Ausprobieren und Erfahrungen sammeln